Congress Management

De încredere și foarte atenti la detalii. Acesta este modul în care organizăm congrese. Și se pare că facem o treaba foarte buna, loialitatea clienților nostri naționali și internaționali fiind cea mai bună dovadă. Personalul nostru este conștient de faptul că organizarea evenimentelor precum congresele, seminariile și simpozioanele implica etape de "dezvoltare, progres, livrare si evaluare" și că acestea se bazează pe relațiile umane interactive. Prin urmare, managerii noștri de proiect planifica cu meticulozitate toate aceste etape ale organizarii reuniunilor naționale și internaționale, știind că o bună organizare va permite participanților să se concentreze pe domeniile lor de expertiză.

Organizam congrese de succes pentru companiile din sectorul privat /corporații cat si pentru asociatiile naționale, regionale sau internaționale.

Servicii

  • Bugetarea
- Elaborarea și actualizarea permanenta a bugetului detaliat al congresului
- Deschiderea unui cont bancar separat pentru congres in vederea asigurarii unei transparente totale a tuturor tranzacțiilor
- Monitorizarea continuă a veniturilor si cheltuielilor
- Elaborarea unui raport financiar final
  • Selectarea Locatiei
- Consultanta privind alegerea locatiei și creerea ununui concept prin care se asigura utilizarea optimă a spațiului
- Negocierea si incheierea contractului cu Locatia
- Coordonarea inspecțiilor la fața locului atat pentru organizator cat si pentru furnizori
- Cererea de cotatii de la furnizori terți; comandarea și organizarea la fata locului a echipamentelor tehnice, a serviciilor de catering, serviciilor de traducere simultana, etc
- Recrutarea, coordonarea și gestionarea personalului
- Infiintarea si coordonarea centrului de mass-media
- Configurarea zonei dedicata posterelor științifice
• Planificarea Logisticii
• Servicii pentru participantii la congres
- Crearea unei platforme on-line de înregistrare a participantilor, platforma legata la site-ul congresului
- Gestionarea corespondentei cu participantii în ceea ce privește înregistrarea, programul și informațiile generale despre congres
- Opțiuni de înregistrare on-line sau prin intermediul unor formulare specifice; trimiterea confirmărilor pentru serviciile rezervate
- Colectarea taxelor de înregistrare prin transfer bancar sau card de credit folosind o conexiune sigură; trimiterea de memento-uri de plată
- Compilarea materialelor de congres pentru participanti
  • Gestionarea cazarilor
  • Managementul speakeri-lor invitati și a programelor sociale
- Trimiterea invitatiilor de participare
- Coordonarea inregistrarii, rezervarea si coordonarea transferurilor si a cazarii în conformitate cu indicatiile organizatorului
- Rambursarea cheltuielilor de călătorie și plata remuneratiilor pentru speackeri
- Gestionarea corespondentei cu speckerii
- Crearea unui birou de receptie separat la locatia congresului și/ sau la hotel
  • Planificarea și organizarea de evenimentelor sociale
- Elaborarea unui concept și a sugestiilor adecvate pentru diverse evenimente de seara
- Cererea de cotatii, contractarea si plata furnizorilor
- Compunerea de texte pentru invitatii si materiale tiparite.
- Gestionarea invitațiilor în conformitate cu indicatiile organizatorului
- Coordonarea furnizorilor externi (locație, decorare, semnalizare, echipament tehnic, catering, artiști, transferuri, etc.) și supravegherea delurarii evenimentului la fata locului
  • Gestionarea comunicarii cu sponsorii
  • Planificarea expoziției comerciale
- Coordonarea si informarea expozanților la fata locului in legatura cu aspectele tehnice și organizatorice specifice (programul de asamblare/demontare a standurilor, inchirierea mobilierului, caracteristicile locatiei, etc.)
- Masurarea spatiilor expozitionale; elaborarea planurilor de etaj, inclusiv a zonei de catering, zona de postere științifice, etc.
- Alocarea standurilor expozitionale în colaborare cu organizatorul
- Interfata intre Locatie si expozanti
- Coordonarea subcontractorilor (servicii de constructii standuri, etc)
  • Relații mass-media
  • Crearea web site-ului dotat cu modul de colectare a datelor online
  • Elaborarea si distributia de materialelor tipărite (anunțuri, programe, rezumat de abstracte, etc.)
  • Planificarea și asigurarea infrastructurii tehnice și tehnologice
  • Planificarea și implementarea vizitelor tehnice și a excursiilor
  • Organizarea Secretariatului
  • Securizarea datelor și arhivarea lor
  • Raportarea

DATE IDENTIFICARE
INFORMATII
BREVET
LICENTA
POLITA
ASIGURARE